Zamanı verimli kullanmanın en akıllı yolu nedir? – Pomodoro Tekniği

Zamanın değerli olduğunu bilen herkes zamanı nasıl daha verimli geçirebileceğini merak eder. Ben de merak içindeydim. Bu yüzden akıp giden zamanı nasıl daha verimli kullanabilirim diye her zaman bir arayış içerisinde oldum. Uzun bir süre boyunca farklı ve değişik yöntemler deneme fırsatım oldu. Bunların bazıları kalıcı oldu, bazıları ise “eh işte” seviyesinde kaldı. Yemek yerken bile bir şeyler okuyarak/izleyerek kendimce zamanı daha verimli hale getirmeye çalışıyordum. Ama bir türlü zamanı yetiremediğimi, bir şeyleri yanlış yaptığımı da düşünüyordum. Taki bu yöntemle tanışana kadar. Size zaman yönetimi ve zaman verimli geçirmek için en beğendiğim ve geçerli olarak gördüğüm yöntem olan Pomodoro tekniğinden bahsetmek istiyorum.

Bu yöntemi yaklaşık olarak 3 yıldır kullanmaktayım. Dönem dönem kullanamadığım zamanlar da oldu. Geriye dönüp baktığımda ciddi bir pişmanlık hissi uyandırıyor bu boş geçen zamanlar. Çünkü Pomodoro tekniğini kullanmaya başladığım andan itibaren her şey yolunda gitmeye ve zaman verimli geçmeye başlıyor.

Pomodoro tekniğini kullanmadığım zamanlar da ise genelde iş stresim artıyor, belirsizlikler başlıyor ve devamında ise ara sıra elim ayağıma dolaştığı bile oluyor. Eminim sizlerde de iş teslim süreleri yaklaştığında benzer stresler baş gösteriyordur.

Peki madem bu kadar işine yarar bir şey neden sürekli kullanmıyorum? Bazen, ortam değişikliği olduğunda, farklı insanlarla çalışmaya başladığımda, iş esnasında çok fazla kesintiler yaşadığımda bu tekniği çoktan unutmuş oluyor ve kendimi büyük bir kaosun içerisinde buluyorum. İşi yoluna koymak bundan sonra aslında hiç de zor değil. Sadece tekniğe geri dönmem yeterli. Tabiki kararlı olmak lazım. Artık biliyorum.

Zaman zaman kendime bir iş şu kadar sürede bitecek diye hedef koyuyordum ve o süreye yaklaştıkça işe daha fazla konsantre olduğumu ve zamanı daha iyi değerlendirebildiğimi farkediyordum. Bu tekniği kullanmaya başladıktan sonra da aslında yaptığım bu şeyin bir sistematiğinin olduğu ve zamanı kendi yöntemlerimden çok daha verimli geçirebileceğimi gördüm.

Bu kadar ön girişten sonra kısaca konu şöyle.

Pomodoro tekniği nasıl çalışır?

• Bir görev seçin
• Bir zamanlayıcınız olsun ve onu 25 dk ya ayarlayın. (Telefon, saat, alarm vb.)
• İşe başlayın ve 25 dk boyunca hiç konudan sapmayın. Hiç bir şekilde kesintiye izin vermeyin.
• Zaman bittiğinde işi bırakın ve 5 dk mola verin. (Kesinlikle işe bu 5 dk boyunca devam etmeyin)

1 Pomodoro = 25 dk + 5 dk dinlenme

Bir adım daha ilerleyelim.

Önünüzde yapacağınız bir iş olsun (her gün olduğu gibi). Bu sınav için hazırlandığınız bir ders olabilir, yetiştirmeniz gereken bir yazı olabilir, bitirmeniz gereken bir tasarım/kod olabilir, bir araştırma yapmanız gerekiyor olabilir ya da herhangi bir iş olabilir. Yapmanız gereken ilk şey bu iş için ne kadar süre ayıracağınızı tahmin etmeniz. Yani bir yazıyı 1 saatte mi yazarım diyorsun? Ya da bir üniteyi 1 saatte mi okurum diyorsun? Ya da bir tasarımı 2 saate mi bitireyim diyorsun? Bunu işe başlamadan önce, işe önden göz gezdirerek belirleyebilirsiniz. İşin sırrı bu süreyi iyi belirlemek. Örneğin bu süreyi 2 saat olarak belirleyelim. Sonra bu zaman süresi yerine bu işi Pomodoro birimine çevirerek 120 dk (30+30+30+30) dk = 4 Pomodoro olarak bir birim belirlemek gerekiyor.

Örneklendirmek gerekirse.

• Bir üniteyi 2 saatte okurum (4p)
• Bir tasarımı 4 saatte bitiririm (8p)
• 1 saat içinde 50 sayfa kitap okursam yeter (2p)
• Patrona detaylı bir rapor yazacağım (1p)
• Bloğuma yazdığım bir yazıyı ekleyeceğim (1p)
• Arkadaşa uzun bir mail yazacağım (1p)

Ben sınavlara bir kaç gün kala konulardan bir haber ve stres altındayken bu yöntemi uygulayarak sınava tahminimden çok daha iyi hazırlanmış ve sınavı geçmiştim. Yaptığım şey çalışacağım ünitelerin listesini çıkartmak, her bir ünitenin sayfa sayısına bakarak ünite başına kaç pomodoro gideceğini tahmin etmek ve bunları bir liste yaparak önüme koymaktı. Kısacası aslında 3 adım vardı.

1. Ünitelerin isimlerini liste yaptım. (Önümü gördüm)
2. Her ünitenin tek tek sayfa sayısına baktım.
3. Sayfa sayısına göre her bir üniteye kaç pomodoro gideceğini hesapladım ve yazdım. (Yani öncelikle 1 pomodoro zaman tutarak ne kadar sayfa ilerleyebildiğime baktım bunu baz aldım. Veriler konuşur!)

Bazı yerler fazla uzun olduğundan onların sürelerini +1p daha uzun yaptığımda oldu. Ama genel olarak tüm üniteleri önümde ve kaç pomodoro ile yapacağımı gördüğümde sanki işi bitirmişçesine rahattım ve stresim gitmişti. Bu işi parçalara ayırma konusu benim için gerçekten çok önemli. Çalışacağım dersler ilk başlarda kesinlikle bitmeyecek gibiydi. Güzel bir stres kaynağı, ama belirlediğim sürelerden (pomodoro) sonra tüm stresim gitmişti. Çünkü artık tüm çalışmayı sınava kadar yetiştirebileceğimi biliyordum, gözümün önünde görüyordum ve kurallara uyduğum sürece (25 dk + 5 dk mola) yetişebileceğimi biliyordum.

Bu yöntemi istediğiniz alanda kullanabilirsiniz. İhtiyacınıza göre süreyi (p) uzatabilirsiniz ama unutmayın 1P = 25+5 DK. Bunu sabitleştirmelisiniz. Psikolojik bir çalışma ritmine sahip oluyorsunuz.

Yaptığım tasarım işlerinde de bu yöntemi uygulamaktan büyük zevk alıyorum. İşimin kalitesini arttırıyor, beni işe odaklı olarak tutuyor ve işi teslim süresinden önce bitirmemde yardımcı oluyor.

Bazı günler 3-4p zamanımı verimli geçirirken bazı günler 10-15p ye kadar da çıkabiliyorum. Gün içinde en verimli geçirdiğim, en üretken olduğum zamanlara baktığımda bu belirlenmiş zaman aralıklarının olduğunu görüyorum. Kendimce bir de çizelge yaptım. Her gün kaç pomodoro çalıştıysam bunu not alıyor ve kendi verimli zamanlarımı ölçümleyebiliyorum. Eğer önümde takip edebileceğim bir veri olmazsa o zaman rastgele ve gereksiz işlerle zamanımı çok verimsiz geçirebiliyorum. O yüzden kendi kendimi takip de benim için çok önemli.

Zamanlayıcı olarak bilgisayarımda ve telefonumda bir çok uygulama denedim ve kendimce bana en çok hitap edeni sürekli olarak kullanmaya başladım. Benim için en geçerli yol telefonda bir pomodoro uygulaması kullanmak oldu. Çünkü bilgisayar başında olmasam da telefonum yanımda ve bana aynı deneyimi sunduğu için alışkanlık edinmem daha kolay oldu.

Aşağıda pomodoro tekniğini kullanırken size yardımcı olacak birkaç uygulamayı da bulabilirsiniz.

• Pomodoro Technique
• Focus Booster
• Tomato Timer
• Tomighty
• Marinara Timer

Sizler de bu yöntemi iş yerinizde, ders çalışırken, yemek yerken, kitap okurken ya da atomu parçalarken deneyebilir ve zamanınızın ne kadar verimli geçtiğini görebilirsiniz.

Uygulama olarak isterseniz Google'da “pomodoro timer” diye arama yaparak kendinize uygun bir zaman takip uygulaması kullanabilirsiniz.

Güncelleme

Bu yazıyı yazdığım sırada pomodoro’nun sadece kendi kullandığım kısmından bahsetmiştim. Bu sebeple atladığım bir kısmı daha yazıya yıllar sonra (10.2020) eklemek istiyorum.

Pomodoro tekniğinde her 4 pomodoro süresi sonunda 15-30 dakikalık mola verilmesi gibi bir süresi de bulunmaktadır. İsteyenler her 4p sonunda kendilerine dinlenmek için yaklaşık 1p süre verebilirler. Bu da tekniğin bir parçası olarak burada dursun.

Bu kısmı hatırlattığı için Ahmet Doğan’a teşekkürler.